ブースのサイズ、電源の有無、壁面の状態、音響設備などの展示条件を確認し、レイアウトや展示物の構成を企画・検討します。
各展示会によって、様々な展示条件等がありますので、主催者から送られてきた資料など、よく確認して企画を進めることが重要です。
ブースレイアウトなどが決まったら、それに沿って必要な備品やデコレーション等を手配します。その際、自前で用意できるもの、他からレンタルするものを整理しておく必要があります。
またいつから展示会会場で設営を始められるのかを確かめ、いつ何をどういった方法で搬入するのか、だれが準備をするのかをを決めて周知します。
もちろんイベント会社にすべてを依頼してしまうこともできますので、何を依頼したら、どのくらい費用がかかるかなど、よく確認しておきましょう。
展示会が連日開催される場合は、貴重な展示物等、どのように管理するかを事前に決めて、当日の運営もスムーズに行えるようにしておきます。
広いほうが目立ちやすいのは確かですが、展示物が貧弱ではかえって寂しい印象になってしまいますし、そこを埋め合わせるために装飾を依頼すれば費用もかさんでしまいます。
また展示会によって、広く展示スペースを取る場合は、特定のエリアのみで出展など、多少決まりがあるケースもありますので、出展者側から送られてきた資料で、ブースの確認をしておきましょう。
また広いスペースでも、出入り口近くだったり、奥のスペースだったり、会場全体での位置や、メインの通路との関係もあります。一概に広いスペースがよいともいえませんので、出展する製品やサービス、費用等の関係により、展示スペースと説明スペースを考え、バランスの取れた広さのブースで出展しましょう。
人通りの多い方向に入り口を作るのが一般的です。
入り口近くには足を止めてもらえるような工夫、そして来訪者の動線を考え、訪問者がメインの展示に到達しやすいレイアウトを心がけましょう。
特に小さいブースでは、より来場者の目に留まるよう、開かれたブースにしたり、何を出展しているのか分かりやすいサインを出すことが大切です。
また控え室の入り口は、出入りがしやすいよう、お客様が立ち止まらない奥に設けたり、自分たちの導線もしっかり意識してレイアウトを検討しましょう。
狭くて、人と人がぶつかりやすいなど、意外と導線の確保は頭で考えても難しいもの。経験豊富な専門業者に依頼すれば、より効率的なブースレイアウトを提案してもらえるでしょう。
何を優先してレイアウトをつくるかも、あらかじめ決めて、イベント会社に相談するのがお勧めです。
ブースの入り口を建物のように作ったり、ネオンサインや映像で目立たせたりと方法は数多くあります。
各出展企業は、より来場者にアピールできるよう工夫していますので、自社製品を大きく象ったパネルを作成したり、企業名を目立つようにアピールしたりと、目を引くものや面白そうなものがありそうと感じさせて、人を集めることが大切です。
内装をコーポレートカラーで統一したり、スタッフジャンパーを揃えるといった別のアプローチ方法もありますから、狙いや展示内容に応じて専門の業者に相談することがお勧めです。
目立つだけで、その後の取引に進展しないのでは、元も子もありませんので、目立つディスプレイで集客した後の対応もしっかり計画を立てておきましょう。
合同イベントでは来訪者がひとつのブースに滞在する平均時間はせいぜい10分程度とも言われますから、パネルには短時間で要点が理解できるような工夫が必要です。
また通りかかった来場者へのアイキャッチとして、入り口付近にイラスト（図解）入りのパネルを配置することもよく行われます。
アピールしたい製品の特徴を分かりやすくアピールするとともに、来場者の抱えている問題や疑問を解決できるものとして、目を引くような工夫がよいでしょう。入り口に情報が多すぎても、何を言いたいのか来場者には伝わりませんので、より効果的にアピールするパネルを専門業者に相談してみましょう。
そのためにも、今回何の製品・サービスをアピールしたいのか、出展の目的は何かを忘れないよう、作業を進めていくことが大切です。
レンタルするものを一覧にして業者から相見積もりを取ることになります。 レンタルをしたいものの一覧を作った際も、レンタルでないといけないものなのか、代用品はあるか、自分で用意することはできないかなど、再度検討してみましょう。
また展示ブースの設営や、スタッフの手配など、レンタル用品以外の部分でもイベント会社に手配を依頼している場合には、レンタル用品の費用も含めてその会社に相談する方法があります。
そうすることで全体としてみると割安になる可能性もあります。
格安でレンタルを行っている企業もありますが、安いからといって色々な会社から借りていると配送料も馬鹿になりませんので、相見積りを取り、より効率的に手配を行いましょう。
