ブースレイアウトとデザインが決まったら、必要な備品、装飾アイテムなどの準備に入りましょう。自分たちで用意するものと、外部のイベント運営会社からレンタルするものをしっかりと把握しておく必要があります。
展示会主催社が有償で提供しているパッケージブースもありますが、受付カウンターや商談用テーブルなどのありきたりなアイテムをパックしたケースがほとんどなので、これだけで魅力的な展示に仕上げるのは至難の業です。
集客力を高めるためには、独自の展示方法と演出にあわせた備品や小物の手配が重要になります。
展示可能なサイズの現物商品がある場合はそれを展示するのがベスト。デモンストレーションを行うか、来場者がテスト使用できるなどの機会を設けると、より臨場感あふれる現場になるでしょう。商品に実際に触れることができるのは、展示会ならではの魅力です。
現物商品の搬入が困難な場合、縮小模型やパーツの一部だけでも展示できれば十分な説得力を持ちます。システムやサービスなど無形のものを紹介する場合は、内容をキャッチ―にまとめたパネルと、商品の詳細な説明を載せた資料を用意しておきます。
展示物にあわせたデコレーション（装飾）アイテムを揃えましょう。
商品を陳列するための展示台、それを照らす照明、説明用パネル、映像を流す場合にはプロジェクターなども必要です。
展示品を紹介する際に、口頭での説明に加え、パソコンやタブレット端末を使った視覚的な説明を加えることで、より効果的な説明を行うことができます。
プロモーション映像（PV）のWEB配信が一般的になった今、PCやタブレットでいつでも閲覧可能な映像をただ流しただけでは、十分な商品説明をしたとはいえず、来場者は足を運んだ意味がない＝時間の無駄という負のイメージを抱きかねません。
PVはあくまで動的な装飾の一環と考え、あまり頼りすぎない展示を心がけましょう。
ブース内で、展示品の紹介やプレゼンを行う際に、マイクやスピーカー、プロジェクターは欠かせません。
展示会主催者や、ブース設営会社が用意してくれる場合もあるので、事前に自分たちで用意する必要があるのか確認しましょう。
記念品、お土産的な意味合いで依然根強い人気があります。
昨今は個性的なノベルティが増えてきて選ぶのも楽しいですが、その製作にはそれなりの時間と予算が必要です。ここを無理に削るとクオリティに影響が出ることもありますので、ゆとりを持って手配を進めたいものです。
ありがちなのが、かさばる商品カタログを渡しただけというパターン。これではわざわざブースを訪れた来場者に対して十分な情報を提供したとはいえません。
通常のカタログには載らないような導入事例や競合他社との比較など、「今この場限定」で手に入る情報を載せることで、「ブースまで来て良かった」という好印象を抱かせることができます。カタログを渡すのもいいですが、それに＋αの付加価値を持たせる工夫をしましょう。
来場者に資料などの配布物を渡す際に、生身で渡すわけにいかないので、紙袋やクリアファイルに入れて渡すようにしましょう。
当日来場者は、多くのブースを周り、各ブースでたくさんの資料をもらうので、資料がすっぽり入るようなカバンを用意すると大変喜ばれます。
用紙に記入をお願いする場合、その項目は必要最小限のものにとどめておきましょう。記入済みの回答用紙は後々管理しやすいよう、いただいた名刺とセットで保管しておくのがおすすめです。
近年では、iPadなどのタブレット端末を使用したアンケート収集も行われているので、必要に応じてタブレット端末の手配も行いましょう。
ブース内が混み合っていたり、スタッフが空いていない際などに、来場者が名刺をいれて後日連絡できるように、名刺受け箱を用意しておくと便利です。
ブースを訪れた来場者とお話しする際に、飲み物やお菓子があると好印象を与えることができます。
