出展すべき展示会が決まったら、さっそく希望ブースの申し込みを行います。
この申し込み手続きにはなるべく早く着手しましょう。人気のある展示会などは早々に定員に達してしまうことも珍しくないからです。
有名な展示会であれば日本に問い合わせ窓口や代理店が用意されていることが多いので、大いに活用しましょう。主催者と直接コンタクトを取るよりもスムーズに手配が進められる場合もあります。
申込みが問題なく受け付けられれば、後ほど主催者側から出展料金を記した請求書が届きますので、期日内に支払いを完了しましょう。これで会場内に自社ブースが確保されます。
尚、一連の申し込み手続きや問い合わせ、交渉などについてはファクスやメールで連絡を取り、やりとりの全てを保存しておきましょう。こうすれば、万一トラブルになった際には証拠記録として役に立ちます。
主催者側に支払う出展料は、開催する国や都市、展示会の特性や規模などで大きく変わります。1小間展示ブースで出展の場合、欧米では30万円台から、比較的物価の安いアジア圏では10万円台から出展可能なケースもあるようです。
この出展料には、ブース確保料をはじめ出展スタッフ入場料、主催者発行のオフィシャルパンフレットへの情報掲載料が含まれていることが一般的ですが、このほかにもたくさんの費用がかかることを忘れてはいけません。
出展料のほかに、最低限でもこれらの費用は必須になります。
後から思わぬ出費が増える、という事態にならないためにも予算策定は慎重に進めましょう。
