海外での盗難被害は頻発しており、展示会・見本会会場でも例外ではありません。
特に開催前のブース設営や終了後の撤収作業の混乱した現場での被害が顕著です。小ぶりの段ボールなどは格好のターゲットになりますから、重くて簡単に持ち運べない木箱やパレットにまとめて梱包しておきます。
展示期間が数日にわたる場合は夜間の管理も厳重に。展示品はなるべく鍵のかかる別室に移動させる、それが無理ならシーツをかけて目に触れないようにするなど、できうる限りの対策をとっておきましょう。
備品の運搬や展示の際の破損、紛失、盗難に遭った時のために、必ず保険には入っておきます。
万一盗難などの被害に遭ってしまったら、現地警察に速やかに届け出ます。被害届がないと保険が降りないこともあるので必ず届け出ます。あわせて保険会社への連絡も怠りなく。
スタッフの人件費や備品手配・設営費の支払いを現地で行うこともあります。あらかじめ支払方法を確認し、現地で混乱が起こらないようにしましょう。
いつも使っているクレジットカードが使えないこともありますので、複数のカードを用意しておくと安心です。
慣れない海外で長時間ブース設営や接客を行うのですから、スタッフはかなり疲労します。なるべくゆとりのあるシフトを組み、無理がかかりすぎないよう配慮します。
宿泊施設から会場の移動も、ラッシュ時間帯にはかなり混雑することが多く、これに巻き込まれるとさらに疲労と混乱が蓄積してしまいます。移動のスケジュールもタイトになりすぎないようにしましょう。
ブース内では多数の来場者と出会うことになりますが、日本国内の展示会とは違い、どのような企業・団体が背景にあるのか不明瞭なケースも珍しくありません。ですから、実際に会話を交わして見込みがなさそうな相手にはむやみにカタログやプライスリストを渡さないようにしましょう。
慣れない海外の会場でさじ加減が難しいところですが、思わぬところで自社の知的財産権や商標権が侵害されかねませんので、十分注意しましょう。
ブース内における来場者の撮影行為にも目を光らせておきます。
無断撮影は毅然とした態度で拒否しましょう。もちろん、自分たちも軽々に他ブースを撮影しないようにします。
海外出張の記念のつもりでも、盗撮行為と誤解を招くことがありますので、厳に慎みましょう。
